Algemeen Een frankeermachine is een toestel dat een stempel zet in plaats van een postzegel op uw poststukken. Dit maakt het voor bedrijven makkelijker om grote hoeveelheden post snel en efficiënt te versturen. De machine weegt uw zending en drukt het juiste tarif op de enveloppe. Kan ik alles frankeren met een frankeermachine? Alle uw zendingen die u normaal door De Post laat behandelen, kunnen met een frankeermachine gefrankeerd worden:
Aan welke tarief kan ik frankeren? Met een frankeermachine frankeert u aan het gewone tarief maar met als vorodeel dat u sinds augustus 2007 nog wel gebruik kunnen maken van non-prior. En u kan tot 12% op uw portkosten besparen Dankzij frankeermachinezendingen kan u ook toegang krijgen tot kortingen voor voorkeurtarieven voor grote afgiftes. U frankeert dan aan het volledige tarief en de korting wordt u door de Post terugbetaald. Kan ik een frankeermachine kopen, huren of leasen? Het is inderdaad mogelijk om één van deze 3 formules te nemen, maar dit hangt af van wat u wil. Hiervoor kan u best contact opnemen met uw leverancier en bespreken wat het meest voordelen voor jou brengt. Welke kosten zijn er nog verbonden aan frankeermachines? Afhankelijk van het contract met uw leverancier, kunnen een aantal zaken zoals onderhoud reeds in uw huur of leaseprijs inbegrepen zijn.
De types frankeermachines en hun geldigheidsdatum. Er zijn vier types frankeermachines in omloop (van oud naar nieuw):
Bij de introductie van een nieuwe technologie, wordt er steeds een uitfasering van de oude voorzien, gespreid over enkele jaren. Dit betekent dat op een bepaald moment, de oude types frankeermachines niet meer (door)verkocht mogen worden, maar dat klanten die over een dergelijke machine beschikken, deze nog enige tijd kunnen gebruiken (meestal 5 jaar, de tijd om de machine boekhoudkundig af te schrijven).
Technisch Hoe weet ik welk type machine ik heb? Elke machine heeft een identificatiecode, beginnende met vier letters. De 4de letter geeft aan welk type machine u heeft maar ook bij welke leverancier u zit.
DPM staat voor Digital Postage Mark. DPM is een nieuwe technologie die door De Post aanbevolen wordt. FOLLS staat voor Franking On Line Loading System. Dit is een systeem waarbij u online uw frankeermachine kan ”opladen”, ttz frankeerwaarde aankopen. Alle nieuwe machines zijn FOLLS. Wat hebben FOLLS en DPM met elkaar te maken? In principe niets: FOLLS is een oplaadmethode, DPM is een type frankeerafdruk. Hoe gebeurt het opladen van de frankeermachine? Opgelet: deze informatie geldt enkel voor de “FOLLS” machines. Andere machines worden niet meer verkocht. Om een frankeermachine te kunnen gebruiken moet u:
De oplading van de machine gebeurt online, rechtstreeks vanop de machine. De frankeermachine maakt met een modem, over de telefoonlijn contact met de computer van de Post. De computer van de Post checkt of er nog genoeg geld op de rekening bschikbaar is, de machine wordt voor het gewenste bedrag opgeladen en het bedrag wordt van de rekening gehaald. Het hele oplaadproces duurt niet langer dan anderhalve minuut. Gebruik De juiste frankeerdatum is essentiëler dan u denkt. De Post stelt immers alles in het werk om prior-zendingen binnen één dag uit te reiken. We moeten dan ook weten wanneer u uw zendingen op de post gedaan heeft. Het laatste lichtingsuur op de rode brievenbussen geldt hierbij als richtlijn voor een correcte frankeerdatum. Het is heel eenvoudig:
Verhuis, naamsverandering of andere wijzigingen. Indien u verhuist binnen België kan u uw frankeermachine blijven gebruiken maar u moet wel uw verhuis melden op uw lokaal inschrijvingskantoor. Uw frankeermachine kan enkel gebruikt worden op de plaats die tussen u en uw leverancier is afgesproken. Waarschuw ook tijdig uw leverancier, want het is mogelijk dat hij u een nieuwe stempel zal moeten leveren. Daarnaast is het belangrijk dat u elke verandering in uw bedrijfsgegevens (naamsverandering, wijziging van statuut, verhuis…) meldt aan uw leverancier vb Frama. Ook wanneer u uw frankeermachine wil overdragen aan iemand anders of buiten dienst wil stellen moet u dit melden aan de Post. De frankeerwaarde die nog resteert op de machine zal u terugbetaald worden. Wat doe ik met verkeerde frankeerafdrukken? Ten laatste de eerste werkdag na de vergissing komt u naar het inschrijvingskantoor van de frankeermachine met al de omslagen met de verkeerde afdrukken en dan krijgt u dit bedrag terug betaald. Daar wordt een controle uitgevoerd en indien er geen probleem is wordt het bedrag (min een administratieve kost) teruggestort. Wel opletten want frankeerafdrukken zonder datumafdruk van de frankeermachine zijn niet terugbetaalbaar. Waarom een onderhoudscontract? |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
